Règlements

Canadian Network of Scientific Platforms - Réseau Canadien des Plateformes Scientifiques

(l'organisation)

IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes constituent les règlements administratifs de l'organisation :

1. Définitions

À moins que le contexte n'indique un sens différent, dans les présents règlements administratifs ainsi que dans tous les autres règlements administratifs de l'organisation :

« assemblée de membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres;

« assemblée extraordinaire de membres » s'entend d'une assemblée d'une ou de plusieurs catégories de membres ou d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres;

« conseil d'administration » s'entend du conseil d'administration de l'organisation et « administrateur » s'entend d'un membre du conseil;

« Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications;

« proposition » s'entend d'une proposition présentée par un membre de l'organisation qui répond aux exigences de l'article 163 (Proposition d'un membre) de la Loi;

« règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur;

« règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de l'organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;

« résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées;

« résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées;

« statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement et les statuts de reconstitution.

 

2. Sceau de l’organisation

L'organisation peut avoir son propre sceau qui doit être approuvé par le conseil d'administration. Le secrétaire de l'organisation est le gardien de tout sceau approuvé par le conseil d'administration.

 

3. Fin de l'exercice

La fin de l'exercice de l'organisation doit être le 31 décembre de chaque année.

 

4. Pouvoir d'emprunt

Les administrateurs de l'organisation peuvent, sans autorisation des membres,

  1. contracter des emprunts, compte tenu du crédit de l'organisation;
  2. émettre, réémettre ou vendre les titres de créance de l'organisation ou les donner en garantie sous forme d'hypothèque mobilière, de gage ou de nantissement;
  3. donner en garantie au nom de l'organisation;
  4. grever d'une sûreté, notamment par hypothèque, tout ou en partie des biens, présents ou futurs, de l'organisation, afin de garantir ses titres de créance.

 

5. États financiers annuels

L'organisation doit envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi ou copie d'une publication de l'organisation reproduisant l'information contenue dans les documents. Au lieu d'envoyer les documents, l'organisation peut envoyer à chaque membre un sommaire accompagné d'un avis informant le membre de la procédure à suivre pour obtenir sans frais une copie des documents. L'organisation n'est pas tenue d'envoyer les documents ou un sommaire à un membre qui, par écrit, renonce à l'envoi de tels documents.

 

6. But- Mandat de l’organisation

Tel qu'énoncé dans les statuts, le RCPS est un réseau pancanadien de professionnels et employés travaillant sur tous les aspects des plateformes scientifiques de recherche (plateaux technologiques, plateformes de service) au niveau technique, ou administratif. Le but du réseau est de représenter les diverses technologies et types d'institutions de toutes les régions du pays.

Le mandat du réseau est le suivant :

  1. Mieux faire connaître ainsi que promouvoir l’utilisation des PS et influer sur leurs modes de financement au Canada. Collaborer avec les organismes subventionnaires et gouvernementaux, les institutions, les chercheurs et les scientifiques, les fabricants d'instruments, les fournisseurs de services de l'industrie, les utilisateurs de plateformes scientifiques de l'industrie et les leaders de l'industrie ou tout autre intervenant pertinent.
  2. Éduquer le personnel de recherche des plateformes scientifiques, en fournissant des ressources pour le leadership, l'administration et la gestion des opérations des plateformes. Sensibiliser les institutions sur l'importance d'un développement professionnel approprié pour les leaders des plateformes scientifiques.
  3. Encourager et soutenir les plateformes scientifiques dans leur but de faire avancer la recherche et d'améliorer leur service aux utilisateurs des installations en établissant et en promouvant les meilleures pratiques d’opération et de gestion. Promouvoir le partage de ces pratiques entre les institutions et les membres du réseau.
  4. Créer des occasions de réseautage et d’échange d’idées pour les directeurs et le personnel des plateformes scientifiques, afin de faire évoluer efficacement le domaine de la gestion des ressources partagées.
  5. Promouvoir une culture de coopération dans la communauté de recherche prônant l’intégration des PS et des chercheurs qui y travaillent dans la communauté scientifique et favoriser l’avancement de la recherche de façon efficace au sein des meilleures institutions à travers le pays.
  6. Promouvoir les interactions avec l’industrie et faire connaître les PS universitaires au secteur privé. Ces interactions pourraient inclure, sans s'y limiter, la sensibilisation aux PS pour l'utilisation de l'industrie, les partenariats entre industrie et institutions pour devenir des développeurs et premiers adopteurs de nouvelles technologies et le développement de procédures académiques, protocoles, innovations et SOP par les leaders de l'industrie.

 

7. Conditions d'adhésion

Sous réserve des statuts, l'organisation compte deux (2) catégories de membres, à savoir les catégories A et B. Le conseil d'administration peut, par résolution, approuver l'admission des membres de l'organisation. Les membres peuvent aussi être admis d'une autre manière déterminée par résolution du conseil d'administration. Les conditions d'adhésion s'établissent comme suit :

Membres de catégorie A

  1. Le titre de membre votant de catégorie A est réservé aux personnes qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants de catégorie A dans l'organisation.
  2. La période d'adhésion d'un membre votant de catégorie A est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l'organisation.
  3. Tel qu'indiqué dans les statuts, chaque membre votant de catégorie A a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation et d'assister à ces assemblées et y disposer d'une (1) voix.

Membres de catégorie B

  1. Le titre de membre non votant de catégorie B est réservé aux personnes qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres non votants de catégorie B dans l'organisation. Cette catégorie comprend les organisations et institutions qui demandent expressément par écrit à joindre l’association et qui en reçoivent l’autorisation par le conseil d’administration.
  2. La période d'adhésion d'un membre non votant de catégorie B est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l'organisation.
  3. Sous réserve de la Loi et des statuts, un membre non votant de catégorie B n'a pas le droit de recevoir un avis des assemblées des membres de l'organisation, d'assister à ces assemblées ni d'y exercer un droit de vote.
  4. Les membres de catégorie B ont le droit d’assister et de participer mais pas d’exercer le droit de vote aux assemblées de conseil d’administration. Un seul représentant par corporation peut assister aux réunions du conseil d’administration.

Sous réserve du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications à cette disposition des règlements administratifs si de telles modifications touchent les droits et / ou les conditions décrites aux alinéas 197(1)(e), (h), (l) ou (m).

 

8. Transfert de l'adhésion

L'adhésion n'est transférable qu'à l'organisation. Sous réserve du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications pour ajouter, changer ou supprimer cette disposition des règlements administratifs.

 

9. Avis d'assemblée des membres

Un avis faisant état des date, heure et lieu d'une assemblée de membres est envoyé à chaque membre habile à voter lors de l'assemblée par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l'avis étant communiqué à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant. Si un membre demande que l'avis lui soit remis par des moyens non-électroniques, l'avis sera envoyé par la poste, par messager ou en mains propres.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'organisation afin de changer les façons d'aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.

 

10. Convocation d'une assemblée par les membres

Le conseil d'administration doit convoquer une assemblée extraordinaire des membres conformément à l'article 167 de la Loi, sur requête écrite des membres qui détiennent au moins 5 % des droits de vote. Si les administrateurs ne convoquent pas une assemblée dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la requête, tout signataire de celle-ci peut le faire.

 

11. Vote des absents à une assemblée des membres

En vertu de l'article 171(1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre autorisé à voter à une assemblée des membres peut le faire par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre si l'organisation a mis en place un système qui permet à la fois :

  1. de recueillir le vote de façon à ce qu'il puisse être vérifié subséquemment;
  2. de présenter à l'organisation le résultat du vote sans toutefois qu'il ne soit possible pour celle-ci de savoir quel a été le vote du membre.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'organisation afin de changer cette méthode selon laquelle les membres qui ne sont pas présents à l'assemblée des membres sont autorisés à voter.

 

12. Fin de l'adhésion

Le statut de membre de l'organisation prend fin dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. le décès du membre ou sa démission;
  2. l'expulsion du membre ou la perte du statut de membre d'une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;
  3. l'expiration de la période d'adhésion;
  4. la liquidation ou la dissolution de l'organisation en vertu de la Loi.

 

13. Prise d'effet de la fin de l'adhésion

Sous réserve des statuts, l'extinction de l'adhésion entraîne l'extinction des droits du membre, notamment ceux qu'il a à l'égard des biens de l'organisation.

 

14. Propositions de candidatures en vue de l'élection des administrateurs lors d'assemblées annuelles

Sous réserve des règlements en vertu de la Loi, seul un membre de catégorie A peut se proposer sa candidature en vue de l'élection des administrateurs. La proposition doit se faire par voie écrite auprès du conseil d’administration

 

15. Coût de la publication des propositions faites lors des assemblées annuelles des membres

Le membre qui a présenté la proposition paie le coût d'inclusion de celle-ci et de tout exposé accompagnant l'avis de l'assemblée à laquelle la proposition sera présentée, sauf si d'autres règles relatives au paiement sont adoptées par résolution ordinaire des membres présents à l'assemblée.

 

16. Lieu de l'assemblée des membres

Sous réserve de l'article 159 (Lieu des assemblées) de la Loi, les assemblées se tiennent au Canada, dans le lieu que choisissent les administrateurs ou en tout lieu à l'extérieur du Canada, dont conviennent tous les membres habiles à y voter.

 

17. Personnes en droit d'assister à une assemblée

(ouvert au public)

Les membres, les non-membres, les administrateurs et l'expert-comptable de l'organisation ont droit d'assister à une assemblée des membres. Cependant, seuls les membres habiles à voter à l'assemblée conformément aux dispositions de la Loi, des statuts et des règlements administratifs sont autorisés à déposer un bulletin de vote lors de l'assemblée.

 

18. Quorum lors d'assemblées des membres

Le quorum fixé pour toute assemblée des membres (à moins que la Loi n'exige un nombre plus élevé de membres) correspond à 10 pour cent des voix exprimées par les membres habiles à voter à l'assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer.

 

19. Voix prépondérantes lors d'assemblées des membres

À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d'égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l'assemblée vote une deuxième fois.

 

20 .Participation par tout moyen de communication électronique lors d'assemblées des membres

Si l'organisation choisit de mettre en place tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors d'une assemblée des membres, toute personne autorisée à assister à celle-ci peut y participer par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre de la manière prévue par la Loi. Une personne participant à une assemblée par un tel moyen est considérée comme étant présente à l'assemblée. Sauf disposition contraire du présent règlement administratif, toute personne participant à une assemblée visée par cet article et habile à y voter peut le faire, conformément à la Loi, par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre mis à disposition par l'organisation à cette fin.

 

21 .Tenue d'assemblée des membres entièrement par tout moyen de communication électronique

Si les administrateurs ou les membres de l'organisation convoquent une assemblée des membres en vertu de la Loi, les administrateurs ou les membres, selon le cas, peuvent déterminer que l'assemblée soit tenue, conformément à la Loi et aux Règlements, entièrement par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors de l'assemblée.

 

22. Nombre d'administrateurs

Le conseil d'administration se compose du nombre d'administrateurs spécifiés dans les statuts. Si les statuts prévoient un nombre minimal et maximal d'administrateurs, le conseil d'administration doit compter le nombre fixe d'administrateurs déterminé au besoin par les membres par résolution ordinaire ou, si la résolution ordinaire autorise les administrateurs à déterminer le nombre, par résolution du conseil.

 

23. Durée du mandat des administrateurs

Les administrateurs sont élus par les membres pour un mandat de deux (2) ans qui commence le premier janvier de l’année suivant leur élection. Les administrateurs de la catégorie 1 (Président, Secrétaire, Représentant de l’Ouest Canadien) seront élus durant le mois de décembre des années impaires et les administrateurs de la catégorie 2 (Vice-président, Trésorier, Représentant de Canada Central, Représentant de l’Est Canadien), en décembre des années paires.

 

24. Convocation de la réunion du conseil d'administration

Les réunions du conseil peuvent être convoquées par le président, le vice-président du conseil d'administration ou par deux (2) administrateurs à n'importe quel moment. Toutefois, la première réunion suivant la constitution de l'organisation peut être convoquée par n'importe quel administrateur ou fondateur. Si l'organisation n'a qu'un administrateur, cet administrateur peut convoquer et constituer une réunion.

 

25. Avis de réunion du conseil d'administration

Un avis précisant les dates, heure et lieu d'une réunion du conseil d'administration est donné à chaque administrateur de l'organisation au plus tard 2 jours avant la date prévue. Cet avis n'est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu'aucun d'entre eux ne s'oppose à la tenue de la réunion ou que les administrateurs absents ont renoncé à l'avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L'avis d'ajournement d'une réunion n'est pas nécessaire si les dates, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement administratif, il n'est pas nécessaire que l'avis de réunion du conseil d'administration précise l'objet ou l'ordre du jour de la réunion, mais cet avis fait état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abordé lors de la réunion.

 

26. Voix prépondérantes lors des réunions du conseil d'administration

Dans toutes les réunions du conseil d'administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d'égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois.

 

27. Comités du conseil d'administration

S'il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le conseil d'administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Sous réserve des règlements ou des instructions émanant du conseil d'administration, ce comité peut établir lui-même ses règles de procédure. Tout membre d'un comité peut être destitué par résolution du conseil d'administration.

 

28. Nomination des dirigeants

Le conseil d'administration peut créer des postes de dirigeant, y nommer les dirigeants chaque année ou à intervalle plus fréquent, préciser leurs fonctions et, sous réserve des dispositions de la Loi, leur déléguer le pouvoir de gérer les activités de l'organisation. Un administrateur peut être nommé à n'importe quel poste au sein de l'organisation. Un dirigeant peut être un administrateur, mais il ne s'agit pas d'une exigence à moins que le présent règlement administratif n'impose cette condition. Une même personne peut occuper deux postes ou plus.

 

29. Description des postes

Président: Le président du réseau est responsable de l'organisation, de la supervision et de la direction du réseau et du conseil d'administration. Le président est responsable de la gestion des fonds de l’organisation, et est le représentant et le porte-parole de l'association dans ses relations avec d'autres associations, les membres, les organismes subventionnaires, les commanditaires et les entreprises. Le président doit assurer l'intégrité et la visibilité du réseau partout au Canada. Le président guidera la croissance du réseau. Le président sera nommé président des réunions du conseil d'administration.

Vice-Président: Le vice-président doit assister le président dans ses fonctions et le remplacer si nécessaire. Le vice-président peut être nommé vice-directeur des réunions du conseil d’administration.

Secrétaire: Responsable de préparer l’agenda des réunions du conseil d’administration et aussi d’en déterminer la date et l’heure. Il doit préparer les comptes rendus de toutes les réunions du réseau, incluant celles du conseil d’administration. Il doit conserver toute documentation pertinente et s’assurer d’avoir des copies de sécurité de tous les documents du réseau.

Trésorier: Participe activement dans la collecte de fonds pour le réseau. Avec l’aide du président, il assure la bonne gestion des finances et la bonne utilisation des fonds. Il est aussi responsable des finances associées au activités du réseau. Chaque année, il doit préparer les impôts de l’association pour le premier juin.

Représentant de l’Ouest du Canada: (MB, SK, AB, BC, YT, NT). Est responsable de la communication entre le réseau et sa zone géographique. Communique les enjeux et les idées des membres du réseau de l'Ouest canadien au réseau national. Apporte des informations importantes du réseau national au territoire.

Représentant du Centre du Canada: (QC, ON). Est responsable de la communication entre le réseau et sa zone géographique. Communique les enjeux et les idées des membres du réseau du Centre du Canada au réseau national. Apporte des informations importantes du réseau national au territoire.

Représentant de l’Est du Canada: (NL, NS, NB, PE, NUt). Est responsable de la communication entre le réseau et sa zone géographique. Communique les enjeux et les idées des membres du réseau de l'Est canadien au réseau national. Apporte des informations importantes du réseau national au territoire.

 

30. Règlements administratifs et entrée en vigueur

Sous réserve des statuts, le conseil d'administration peut, par résolution, prendre, modifier ou abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de l'organisation. Un tel règlement administratif, sa modification ou son abrogation, entre en vigueur à la date de la résolution des administrateurs jusqu'à la prochaine assemblée des membres où il y aura confirmation, rejet ou modification de celui-ci par les membres par résolution ordinaire. Si le règlement administratif, sa modification ou son abrogation est confirmé ou confirmé tel que modifié par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le règlement administratif, sa modification ou son abrogation cesse d'être en vigueur s'il n'est pas soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres ou s'il est rejeté par les membres lors de l'assemblée.

Cette disposition ne s'applique pas aux règlements administratifs qui exigent une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi puisque les modifications ou abrogations à de tels règlements administratifs ne sont en vigueur que lorsque qu'elles sont confirmées par les membres.

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